Ratgeber: Kaffeevollautomaten für Firmen und Büros 2022
Kaffee ist aus den deutschen Büros, Werkstätten oder Pausenräumen nicht wegzudenken. Schließlich landet der Kaffee bei Umfragen nach den Lieblingsgetränken hierzulande regelmäßig ganz vorn. Und für nicht wenige ist es kaum vorstellbar, ohne den morgendlichen Schluck Kaffee in den Arbeitstag zu starten. Wer also zur Produktivität und Zufriedenheit seiner Mitarbeiter beitragen möchte, sollte für schnellen und qualitativ hochwertigen Kaffee sorgen.
Unser Ratgeber für Firmen und Unternehmen
- Was spricht für einen Kaffeevollautomaten im Büro?
- Lohnt sich ein Kaffeevollautomat überhaupt für mein Unternehmen?
Was spricht für einen Kaffeevollautomaten im Büro?
Auch wenn seine Beliebtheit langsam, aber stetig sinkt, die Deutschen trinken noch immer gerne Filterkaffee. Entsprechend häufig ist er auch in den Büros zu finden. Die Kaffeezubereitung ist einfach – wenn nicht ein Kollege aus Versehen einen Löffel zu viel bzw. zu wenig verwendet – und der Kaffee wird lange warmgehalten – oder besser lauwarm. Aus Erfahrung wissen wir, ja, auch Filterkaffee kann ein Genuss sein, aber nur wenn er frisch zubereitet wird. Im Büro dagegen ist die Filterkaffeemaschine oft kaum mehr als eine andere Version der Thermoskanne. Und der Geschmack ist nichts im Vergleich zu frisch zubereitetem Kaffee aus dem Kaffeeautomaten. Allein das frisch gemahlene Kaffeepulver sorgt schon für einen wahren Geschmacksboost gegenüber dem schnell an Aroma verlierenden vorgemahlenen Pulver.
Lohnt sich ein Kaffeevollautomat überhaupt für mein Unternehmen?
Geschmacklich spricht also viel für die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten. Ein weiterer Pluspunkt die Möglichkeit sehr einfach eine Vielfalt an unterschiedlichen Kaffeespezialitäten anzubieten, also zum Beispiel auch beliebte Varianten wie Cappuccino und Latte Macchiato. Hier stoßen übrigens auch Kapselmaschinen schnell an ihre Grenzen. Diese können zwar die Vielfalt liefern, aber müssen oft schon in Fragen der täglichen Menge zubereiteten Kaffees passen. Anders als Kaffeevollautomaten sind die wenigsten von ihnen auf Anforderungen ausgerichtet, die über einen Privathaushalt hinausgehen.
In kleinen Büros kann übrigens tatsächlich die etwas anspruchsvollere Kaffeemaschine aus dem Consumer-Sektor genügen. Aber schon in kleinen und mittleren Unternehmen haben Sie schnell eine Zahl an Mitarbeitern erreicht, die dafür sprechen einen Kaffeevollautomaten zu kaufen, zu leasen oder zu mieten. Selbst vermeintlich kostspielige Geräte rechnen sich oft schneller als gedacht, unsere Experten rechnen das gerne mit Ihnen durch, um Ihnen das individuell beste Angebot zu machen. Als Faustregel gilt, aber zehn bis 15 Mitarbeitern lohnt sich ein Kaffeevollautomat bereits.
Beispielrechnung: Deshalb sind Kaffeeautomaten für Firmen oft überraschend günstig (Update 2022)
Sie möchten Ihren Mitarbeitern mehr Kaffeevielfalt als schwarzen Filterkaffee bieten? Sie glauben preisgünstige Kapsel- oder Pad-Maschinen könnten sich mit einem Kaffeeautomaten messen? Wir raten Ihnen davon ab, und wir rechnen ihnen sogar vor warum:
Nehmen wir an Ihre Firma hat insgesamt 12 Mitarbeiter, mit unserem Tassenrechner kommen wir auf 34 Tassen Kaffee am Tag. Kaffeemaschinen, die mit Kapseln oder Pads arbeiten sind tatsächlich günstig, die Preise liegen zwischen 30 und 150 Euro. Für unsere Beispielrechnung gehen wir von einem Anschaffungspreis von 60 Euro aus. Als Vergleichsprodukt nehmen wir die JURA X10 für 2.790 Euro.
Das erste große Plus des Kaffeevollautomaten liegt in den Kosten für die einzelne Tasse Kaffee, mit 0,16 Euro sind die beinahe halb so niedrig wie die 30 Cent bei Kaffeemaschinen für Pads oder Kapseln. Nimmt man ein Geschäftsjahr als Grundlage, liegt die Kapselmaschine in Sachen Preisvorteil mit 2620 zu 4150 Euro allerdings noch klar vorn. Im zweiten Jahr beträgt die Differenz aber nur noch 340 Euro und im dritten Jahr ist der Kaffeevollautomat mit 6870 zu 7720 Euro sogar günstiger.
Abgesehen davon, dass viele der preisgünstigen Maschinen keine drei Jahre im Dauerbetrieb durchhalten, während die Betriebszeit eines hochwertigen Kaffeeautomaten für Firmen weit darüber liegt.
Welche Rahmenbedingungen sollten Sie vor der Entscheidung klären?
Wie viele Tassen werden täglich getrunken?
Eine der wichtigsten Fragen ist natürlich jene nach der Auslastung Ihres künftigen Kaffeevollautomaten. Wir haben Geräte für jede geforderte Menge in unserem Portfolio von Schaerer, Necta, JURA, Rex Royal und anderer namhafter Hersteller. Vom Automaten, der auf eine tägliche Leistung von 30 Tassen ausgelegt ist, bis zum Spitzengerät, das ohne Probleme über 250 Tassen Kaffee und Kaffeespezialitäten ausgibt.
Die richtige Tassenmenge können Sie, falls ein Vorgängergerät im Einsatz ist, zum Beispiel statistisch erfassen. Oder sie fragen einfach die Mitarbeiter nach ihrem täglichen Kaffeekonsum. In der Regel werden Sie feststellen, dass zwar nicht jeder ein Kaffeetrinker ist, die meisten Kaffeetrinker dagegen selten nur eine Tasse am Tag trinken. Mit zwei bis drei Tassen muss man erfahrungsgemäß rechnen.
Welche Kaffeespezialitäten sind gewünscht?
Um den individuell für sie besten Kaffeeautomaten ausfindig zu machen, ist es nicht ganz unbedeutend die Kaffeevorlieben in Ihrem Unternehmen zu kennen. Es gibt Geräte, die darauf spezialisiert sind, schnell und unkompliziert hervorragenden Café Creme aufzubrühen, andere liefern zusätzlich bekannte Kaffeespezialitäten mit Milch und dann gibt es natürlich noch Geräte mit teils auch eher unbekannten, aber leckeren Kaffeespezialitäten. Manche Geräte bieten sogar an, dass Mitarbeiter ihre eigenen Nutzerprofile mit ihren Kaffeevorlieben anlegen können. Die Hersteller lassen sich immer wieder etwas Neues einfallen.
Ob es nun wirklich der Kaffeevollautomat mit programmierbaren Nutzerprofilen sein muss, entscheiden Sie zusammen mit unseren Experten. Erfahrungsgemäß wissen Angestellte es allerdings sehr zu schätzen, wenn sich zumindest Klassiker wie der Cappuccino oder Latte Macchiato im Angebot befinden.
Wo soll der Kaffeevollautomat aufgestellt werden?
Der Standort für Ihre neue Maschine ist wichtiger als Sie vielleicht auf den ersten Blick denken. In Gewerbebetrieben eingesetzte Kaffeevollautomaten verfügen in der Regel über einen größeren Bohnenbehälter und Wassertank als Geräte in Privathaushalten. Wenn gefühlt jeder vierte oder fünfte Mitarbeiter Kaffeebohnen bzw. Wasser nachfüllen muss, haben Sie sich wahrscheinlich für die falsche Maschine entschieden. Dabei bieten im professionellen Bereich viele Automaten die Möglichkeit an zwischen einem Wassertank und dem Festwasseranschluss zu wählen. Dazu muss aber natürlich ein Wasseranschluss verfügbar sein.
Das Aufstellen in einer kleinen Küche, oder zumindest einem separaten Pausenraum bietet sich aber auch aus anderen Gründen an. Da wäre zum Beispiel die Geräuschentwicklung während des Zubereitungsprozesses. Vor allem das frische Mahlen der Kaffeebohnen kann ein störender Geräuschfaktor werden. Muss der Automat auf der anderen Seite im Büro stehen, gibt es zumindest einige Geräte, die sich durch besonders leise Mahlwerke auszeichnen.
Wie sind die Reinigung und Pflege geregelt?
Schon lange hat das Gegenargumente ausgedient, Kaffeevollautomaten würden einen besonders hohen Reinigungs- und Pflegeaufwand erfordern. Dank automatischen Reinigungs- und Pflegeprogramme, sowie guter Filter, die schon im Vorhinein Kalk und andere Schadstoffe ausfiltern, stellt das heute keine wirkliche Herausforderung mehr dar. Oft genügen schon wenige Handgriffe oder es muss einfach nur das Reinigungsmittel hinzugefügt werden. Dennoch stehen die Mitarbeiter in der Regel nicht gerade Schlange, wenn es um die Reinigung und Pflege des Kaffeevollautomaten geht. Auf der anderen Seite, ein Verantwortlicher findet sich dann meist doch. Wir empfehlen Ihnen diesen zu benennen, erfahrungsgemäß bleibt sonst auch diese einfache Tätigkeit oft liegen.
Was sie bei Ihrer Entscheidung unabhängig vom Kaffeevollautomaten beachten sollten!
Sollen Kunden und Gäste bewirtet werden?
Bei der Berechnung Ihres täglichen Kaffeeverbrauchs spielt natürlich die Frage eine Rolle, ob Sie Kunden empfangen und diesen – was wir doch hoffen – auch gerne eine gute Tasse Kaffee anbieten möchten. Vielleicht bieten sie Schulungen oder Konferenzen an. Die so entstehenden Stoßzeiten beim Kaffeebezug durch die Schlange stehenden Schulungsteilnehmer ist bei der Wahl der richtigen Maschine ebenso ein Faktor. Die Menschen warten eben nicht gerne lange auf ihren Kaffee. Und übrigens, sollten Sie in diesem Zusammenhang den Kaffee gegen Bezahlung anbieten, lohnt sich vielleicht ein von vielen Herstellern angebotenes Bezahlmodul.
Wie sieht es mit dem Kaffee aus?
Auch die Wahl des richtigen Kaffees sollten Sie nicht einfach nebenbei erledigen. Abgesehen von seltenen Fällen, etwa eine gemeinsame Röstung mit Zucker, kann im Prinzip jeder Kaffeebohne in den Bohnenbehälter des Automaten gefüllt werden. Aber es gibt natürlich Kaffeeröstungen, die auf Kaffeevollautomaten und deren Mahlwerke besser abgestimmt sind als andere. Zudem ist es eine Überlegung wert, ob Sie klassische Kaffeebohnen verwenden oder spezielle Espressoröstungen. Letztere sind nicht nur bei oft getrunkenen Espressi eine Option, sondern auch, weil sie eine noch bessere Grundlage für Kaffeespezialitäten mit Milch bieten. Auch hier unterstützen wir sie gerne, dazu aber gleich mehr.
Deshalb ist KaffeeTechnik Seubert die richtige Wahl!
Bei KaffeeTechnik Seubert leben wir seit über 12 Jahren unsere Leidenschaft für Kaffee. Wir haben umfangreiche Erfahrung mit Kaffeevollautomaten im Einsatz in Unternehmen, und finden gemeinsam mit unseren Kunden die passende Lösung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines Architekturbüro sind oder ein expandierender Mittelständler. Dank unseren Portfolios aus Schaerer, Necta, Jura oder Rex Royal-Kaffeeautomaten finden wir für alle Anforderungen die richtig skalierte Lösung.
Das betrifft nicht allein die Auswahl des richtigen Kaffeevollautomaten, samt Upgrades oder Zubehör, sondern auch den Weg unsere Geschäftspartnerschaft zu schließen. Natürlich können Sie den entsprechenden Automaten auch kaufen, aber vielleicht sollten Sie besser die Vorzüge unseres Leasingangebots kennenlernen? Auch hier gilt, wir finden die Lösung, die am besten für Ihre Ansprüche sind.
Mit Marese Kaffee haben wir über ein Dutzend unterschiedlicher Kaffeemischungen im Angebot. Darunter auch mehrere, die sich ideal für die Zubereitung in Kaffeevollautomaten eignen. Und damit Sie nie ohne Kaffee sind, lässt sich die Belieferung mit frischen, in einer traditionellen Familienrösterei gerösteten Kaffeebohnen natürlich auch in unseren gemeinsamen Vertrag integrieren.
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