Kaffeevollautomaten fürs Büro: Tipps für die beste Wahl
Zusammenfassung: Die Wahl der richtigen Kaffeemaschine fürs Büro hängt von vielen Faktoren ab – von der Anzahl der Nutzer bis zur gewünschten Getränkevielfalt. Gewerbliche Modelle bieten mehr Leistung und Langlebigkeit als Haushaltsgeräte. Ob Kauf, Leasing oder Miete: Eine kluge Entscheidung spart langfristig Kosten.
Die Anschaffung professioneller Kaffeemaschinen will wohlüberlegt sein. Kaffeevollautomaten bieten heute eine Vielzahl an Funktionen und hohe Qualitätsstandards, stellen aber auch eine finanzielle Investition dar. Aber Kaffee ist das beliebteste Getränk der Deutschen und in vielen Unternehmen unverzichtbar. Daher ist es wichtig, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein hochwertiges Kaffeeangebot bereitzustellen. Der Espresso am Morgen, der Cappuccino am Vormittag oder der Latte Macchiato am Nachmittag tragen nicht selten maßgeblich zur Motivation der Mitarbeitenden bei.
Anforderungen an gewerbliche Kaffeemaschinen
Das gewerbliche Umfeld stellt besondere Anforderungen an Kaffeemaschinen – unabhängig von der Unternehmensgröße. Haushaltsmodelle sind für den Einsatz in Büros oft ungeeignet, da sie nicht für hohe Nutzungsfrequenzen konzipiert sind. Wichtige Faktoren für einen Kaffeevollautomaten im Unternehmen/Büro sind:
- Hohe Belastbarkeit und Lebensdauer
- Wirtschaftlichkeit und geringer Wartungsaufwand
- Einfache Bedienbarkeit und schnelle Zubereitung
Bereits vor dem Kauf sollte die Anzahl der täglich zubereiteten Tassen Kaffee ermittelt werden. In kleinen Unternehmen kann dies durch eine Strichliste an der alten Maschine oder eine kleine Umfrage geschehen. Alternativ kann die Zahl natürlich auch geschätzt werden. Darüber wie viele Tassen ein Mitarbeitender täglich trinkt gibt es unterschiedliche Angaben. Außerdem scheint die Zahl der getrunkenen Tassen auch von der Branche abzuhängen. So gelten zum Beispiel Journalisten und ITler als besonders Kaffee durstig. Im Schnitt können Sie aber von 2 bis 4 Tassen je Tag ausgehen.
Professionelle Kaffeevollautomaten starten bei einer Tagesleistung von ca. 25 Tassen und reichen bis über 250 Tassen. Während eine Jura WE 6 für kleine Büros geeignet ist, eignen sich leistungsstarke Modelle wie die Schaerer Coffee Soul 12 oder die Rex-Royal S300 für mittlere Unternehmen. Außerdem haben professionelle Kaffeevollautomaten noch ein paar Extras mit an Bord. Zusätzliche Bohnen- und Pulverbehälter erlauben zum Beispiel eine größere Getränkevielfalt, beispielsweise koffeinfreien Kaffee oder Kakao.
Standortabhängige Anforderungen
Je nach Einsatzort variieren die Anforderungen an den Kaffeevollautomaten:
- Kleine Büros: Hier sind vor allem kompakte Geräte gefragt, die nicht viel Platz beanspruchen.
- Große Unternehmen: Oft sind die Kaffeeküchen hier ein zentraler Anlaufpunkt, deshalb sind leistungsstarke Maschinen mit hoher Kapazität notwendig.
- Co-Working-Spaces: Teilen sich mehrere Parteien einen Kaffeevollautomaten, kann eine Bezahloptionen statt einer Vertrauenskasse eine Option sein.
- Werkstätten: Wenn es im Arbeitsumfeld schon mal robuster zugeht, sollten auch die Geräte entsprechend robust sein.
Moderne Maschinen ermöglichen per Knopfdruck die Zubereitung verschiedener Kaffeespezialitäten. Neben Espresso oder schwarzem Kaffee erwarten viele Nutzer auch Cappuccino, Latte Macchiato und weitere Kreationen. Die Bedienung sollte daher intuitiv sein, um den Arbeitsaufwand gering zu halten.
Unterschiede zwischen Haushalts- und Gewerbemaschinen
| Merkmal | Haushalts-Kaffeemaschinen | Gewerbliche Kaffeemaschinen |
| Lebensdauer | 3 bis 5 Jahre | 5 bis 10 oder mehr Jahre |
| Wasserversorgung | Wassertank | Wassertank, oft auch Festwasseranschluss |
| Bedienbarkeit | Oft manuell | Manuell, oft per Touch-Display oder App |
| Getränkevielfalt | Klassiker | Klassiker + Spezialitäten & Milchmixgetränke |
Wartung und Pflege
Früher galten Wartung und Pflege als aufwendig, doch moderne Kaffeevollautomaten sind zunehmend wartungsarm. Viele Geräte spülen das Milchsystem automatisch nach jeder Nutzung, um Milchreste zu entfernen und hygienische Standards zu wahren. Auch der Entkalkungsprozess ist durch geführte Anleitungen auf dem Display vereinfacht.
Tipp: Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, die sicherstellt, dass regelmäßig Entkalkungen und Reinigungen durchgeführt werden.
Für umfangreichere Wartungsarbeiten wie den Austausch von Ventilen oder Dichtungen empfiehlt sich ein professioneller Service. Ein Wartungsvertrag kann sich lohnen, um Zeit und Kosten zu sparen.
Die Finanzierung
Die Investition in einen professionellen Kaffeevollautomaten zahlt sich langfristig aus. Zwar sind die Anschaffungskosten höher, doch durch eine längere Lebensdauer und geringere Betriebskosten amortisiert sich die Investition. Während private Haushalte zwischen Kauf oder Ratenzahlung wählen, stehen Unternehmen weitere Optionen offen: Kauf, Leasing oder Miete. Je nach Vertragspartner ist bei den Verträgen dann auch ein Wartungsvertrag im Angebot enthalten, der sicherstellt, dass die Maschine auch regelmäßig von Fachexperten/innen unter die Lupe genommen wird.
Die Hersteller
Hersteller wie Schaerer, Animo, Rex-Royal oder Necta bieten spezialisierte Geräte für den gewerblichen Einsatz. Diese Anbieter haben langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Maschinen, die speziell für hohe Belastungen und intensive Nutzung konzipiert sind. Auch Jura, bekannt aus dem Consumer-Markt, hat spezielle Modelle für Büros und Unternehmen entwickelt, die den Anforderungen gewerblicher Kunden gerecht werden. Ein entscheidender Vorteil der spezialisierten Hersteller liegt in der besseren Verfügbarkeit von Ersatzteilen, einem umfassenderen Serviceangebot sowie maßgeschneiderten Lösungen für unterschiedliche Betriebsgrößen. Zudem bieten sie häufig modulare Systeme an, die sich an veränderte Anforderungen anpassen lassen. Zertifizierungen von Händlern und Wartungsdiensten garantieren diesen hohen Standard.